Riktlinjer och arbetsmodell

Gastroskolan – riktlinjer och arbetsmodell

Gastroskolan är ett viktigt komplement till de SK-kurser som anordnas av Socialstyrelsen för ST-läkare inom medicinsk gastroenterologi och hepatologi, samt kirurgi. Utbildningen är en fördjupning i ämnet, och arrangeras av olika centra i Sverige som kurser på 3 eller 5 dagar. SGF står som ansvarig för kursutbudet. Kurserna anordnas av ämnesexperter vid sjukhus/universitet i Sverige (nedan kallad kursarrangör). All about meetings (nedan kallad AAM) är av SGF kontrakterade för projektledning, sponsorhantering, marknadsföring samt deltagar- och ekonomihantering.

För att arrangera en kurs krävs att kursarrangören gör en ansökan om kurs samt budget för kursen som skickas för godkännande till ordförande i utbildningsutskottet, utb@svenskgastro.se, med kopia till All about meetings, registration@allaboutmeetings.se.

Bäst är att skicka underskriven ansökan och budget i pdf-format. Att en kurs i Gastroskolan anordnas förutsätter att verksamhetschef/prefekt vid den klinik/institution där kursen ska ordnas har gett sitt stöd till detta, något som behöver framgå av ansökan. I ansökan ska även önskade datum, lokal, målbeskrivning samt kursarrangör specificeras. Med ansökan ska ett programutkast bifogas där kursens ämne samt tilltänkta föreläsare framgår.

Anmälan om kurs ska inkomma senast sex månader innan önskat kursdatum eller senast den 31 oktober för kurs som önskas hållas kommande år. Budget för kursen ska upprättas i budgetmall som erhålles från All about meetings. Kontakta oss på registration@allsboutmeetings.se för att få ta del av denna.

Se nedan förtydliganden och begränsningar till budget, sponsormedel och arbetsgång.

Budget

  • En grundförutsättning för anordnande av kurs i Gastroskolan är att kostnaderna för varje kurs motsvaras av intäkter – SGF skjuter inte till egna medel.
  • SGF tar inget ekonomiskt ansvar för kurser som blir inställda p.g.a. för lågt deltagarantal. Det är därför nödvändigt att inte göra några bokningar av lokaler etc. som medför kostnader om en kurs skulle behöva ställas in.
  • Ett eventuellt underskott täcks av kursarrangören och/eller att arvodet till kliniken justeras. Vid ett eventuellt överskott tillfaller detta SGF.
  • Intäkter till kursen utgörs av deltagaravgifter och sponsorstöd. SGF:s policy är att kursens intäkter kommer till ungefär 50 % från deltagaravgifter och 50 % från sponsring.
  • Deltagaravgifter fastställs av kursarrangören. Budgetmall är baserad på 20 deltagare som betalar 3500 kr ex. moms var.

Sponsormedel

  • SGF förmedlar sponsormedel till kurser i Gastroskolan genom samarbete med sponsorer.
  • Sponsormedel kan endast användas i enlighet med LIF:s regelverk, till faktiska, dokumenterade, skäliga och direkta kostnader som är nödvändiga för att de yrkesmässiga delarna av en kurs ska kunna genomföras. (Exempel på sådana kostnader är föredragshållare [resa, logi, ev. arvode], lokal, måttfulla måltider i anslutning till den vetenskapliga delen av sammankomsten eller kostnader för utbildningsmaterial.
  • Gastroskolans sponsorer har rätt att bedriva terapiinriktad utbildning, produktinformation eller utställning, vilket beror på hur många som deltar och vad som är praktiskt genomförbart.
  • Det är möjligt för kursarrangörer att på egen hand, utöver det sponsorstöd som förmedlas av SGF, ta in enskild(a) sponsor(er) för tillhandahållande av teknisk utrustning vid ultraljuds- och endoskopikurser.
  • Kursdeltagarens arbetsgivare betalar för deltagaravgift, resa och logi. (Sponsormedel kan inte användas för något av detta.)

Arbetsgång

  • Anmälan om deltagande i kurs är bindande fr.o.m. två kalendermånader före kursstart, och efter detta återbetalas inga deltagaravgifter. AAM kommer vid annonsering/anmälan informera deltagarna om detta.
  • AAM sköter fakturering av deltagaravgifter.
  • All ekonomi för kursen sköts genom AAM. Efter kursens genomförande lämnar AAM en ekonomisk redovisning till SGF.
  • SGF tillhandahåller annonsering i Gastrokuriren och på föreningens hemsida utan kostnad.
  • Klinikarvode utbetalas efter fastställd ekonomisk redovisning genom faktura från kliniken till AAM.

ANSVARSFÖRDELNING PER KURS
Kursarrangör

  • Sätter budget utefter budgetmall.
  • Föreslår lämplig lokal och preliminärbokar denna.
  • Lägger program och bjuder in föreläsare. Budget utgår från att föreläsare är lokala och att inga resor eller hotell behövs.

All about meetings (AAM)

  • Projektleder kurs och stämmer av med kursarrangör.
    o Bekräftar lokal och skriver avtal vid behov.
    o Lägger alla beställningar inklusive förtäring och teknik.
  • Rapporterar till SGF:s fackliga sekreterare.
  • Sköter marknadsföring inklusive framtagning av annons och utskick.
  • Koordinerar sponsorer.
  • Sköter ekonomihantering – löpande bokföring, fakturering och momsredovisning.
  • Upprättar anmälningsformulär.
  • Sköter deltagarhantering – bokningsbekräftelse, fakturering, uppföljning och informationssekretariat.